Chuẩn hóa quy trình, giảm thời gian và thủ tục cho người nộp thuế

Cục Thuế vừa ban hành Quyết định số 1361/QĐ-CT kèm theo “Quy tắc giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế”, áp dụng tại cơ quan thuế các cấp từ ngày 30/9. Đây là bộ chuẩn mực nội bộ nhằm nâng cao trách nhiệm của công chức trong quá trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả thủ tục hành chính, phù hợp với đặc thù quản lý thuế, dữ liệu điện tử và quản lý rủi ro.

Theo định hướng của bộ quy tắc, chất lượng phục vụ không chỉ được đánh giá qua việc hồ sơ có hoàn thành đúng quy định hay không mà còn thể hiện ở mức độ thuận tiện, minh bạch và hài lòng của người nộp thuế. Cơ quan thuế hướng tới giảm những khâu xử lý không cần thiết, hạn chế việc bổ sung hồ sơ nhiều lần, đồng thời giúp người dân và doanh nghiệp nắm rõ tình trạng giải quyết công việc của mình.

Một trong những yêu cầu đáng chú ý là công chức thuế phải xử lý hồ sơ ngay khi đã đáp ứng đầy đủ điều kiện, thay vì chờ đến sát thời hạn mới thực hiện. Cục Thuế nhấn mạnh, thời hạn giải quyết là giới hạn bắt buộc phải bảo đảm, không phải mốc thời gian để cán bộ trì hoãn công việc.

Đối với những hồ sơ có nguy cơ chậm tiến độ, công chức phải chủ động theo dõi, xác định nguyên nhân và phối hợp tháo gỡ từ sớm. Nếu không thể bảo đảm thời hạn, cán bộ cần kịp thời báo cáo theo quy định, đồng thời thông tin cho người nộp thuế khi xuất hiện vấn đề có thể ảnh hưởng đến quá trình giải quyết.

Quy định này nhằm chấn chỉnh tình trạng cố tình giữ hồ sơ đến gần hạn, chỉ xử lý khi người dân, doanh nghiệp nhắc nhở hoặc để công việc tồn đọng do thiếu phối hợp giữa các bộ phận. Việc viện dẫn lý do hồ sơ vẫn còn thời hạn giải quyết cũng không được xem là căn cứ hợp lý để biện minh cho sự chậm trễ khi hồ sơ đã đủ điều kiện.

Bên cạnh tiến độ, chất lượng hướng dẫn ban đầu cũng được đặt ra như một yêu cầu quan trọng. Công chức thuế phải giải thích đầy đủ, rõ ràng để người nộp thuế hiểu cần thực hiện công việc gì, căn cứ nào được áp dụng, cách thức thực hiện và các bước tiếp theo. Trước khi yêu cầu bổ sung, sửa đổi hồ sơ, cán bộ cần kiểm tra thông tin và dữ liệu liên quan, tránh để người dân, doanh nghiệp phải liên hệ nhiều lần vì hướng dẫn thiếu thống nhất hoặc chưa đầy đủ.

Việc ứng dụng dữ liệu cũng được xác định là giải pháp giảm gánh nặng thủ tục. Với những thông tin cơ quan thuế đã có và được phép sử dụng, công chức phải chủ động khai thác, không yêu cầu người nộp thuế cung cấp lại một cách không cần thiết. Khi phát hiện dữ liệu không khớp, cơ quan thuế cần xác minh nguyên nhân, phân biệt rõ sai sót từ phía người nộp thuế với lỗi phát sinh từ hệ thống, dữ liệu hoặc quy trình nội bộ.

Không đùn đẩy trách nhiệm, tăng giám sát và xử lý vi phạm

Tám quy tắc cốt lõi được Cục Thuế xây dựng bao quát toàn bộ quá trình giải quyết thủ tục, từ giao tiếp, hướng dẫn, khai thác dữ liệu đến xử lý hồ sơ, tháo gỡ vướng mắc và kiểm soát liêm chính. Trong đó, yêu cầu chủ động phối hợp và giải quyết công việc đến cùng được xem là nguyên tắc xuyên suốt.

Khi phát sinh vướng mắc, công chức thuế phải nhận diện vấn đề, báo cáo và đề xuất phương án xử lý. Những nội dung vượt thẩm quyền cần được trình người có trách nhiệm xem xét kịp thời, tránh để hồ sơ bị ách tắc hoặc các bộ phận chuyển trách nhiệm cho nhau. Người nộp thuế không phải tự tìm kiếm đầu mối để giải quyết những bất cập trong quá trình phối hợp nội bộ của cơ quan thuế.

Trách nhiệm của công chức cũng không dừng lại ở việc tiếp nhận hoặc chuyển hồ sơ sang bộ phận khác. Cán bộ phải theo dõi quá trình xử lý cho đến khi hoàn tất, chủ động phối hợp giữa các đơn vị và kiểm tra kết quả trước khi trả cho người nộp thuế. Trường hợp phát sinh vấn đề sau khi trả kết quả, nếu thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của cơ quan thuế, cơ quan này vẫn phải tiếp nhận và giải quyết theo quy định.

Bộ quy tắc đồng thời yêu cầu công chức lựa chọn phương án thực hiện thuận lợi cho người nộp thuế trong phạm vi pháp luật cho phép. Với những trường hợp có cùng bản chất và căn cứ pháp lý, việc xử lý phải bảo đảm tính thống nhất, tránh áp dụng khác nhau tùy tiện. Sự linh hoạt chỉ được sử dụng để nâng cao hiệu quả thực hiện, không thể trở thành lý do đặt ra ngoại lệ thiếu căn cứ hoặc làm sai quy định.

Trong giao tiếp với người dân và doanh nghiệp, công chức cần lắng nghe đầy đủ, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, giữ thái độ bình tĩnh, tôn trọng và hướng tới hỗ trợ. Các yêu cầu, căn cứ pháp lý và tình trạng hồ sơ phải được thông tin chính xác, đúng quy định và thẩm quyền. Đặc biệt, cán bộ không được gây khó khăn, đặt ra yêu cầu không có căn cứ, gợi ý hoặc nhận lợi ích trái quy định.

Để tăng khả năng giám sát, các quy tắc cốt lõi sẽ được niêm yết tại nơi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính và phổ biến thông qua các kênh thông tin, đường dây nóng của ngành thuế. Qua đó, người nộp thuế có thêm cơ sở theo dõi chất lượng phục vụ, phản ánh những biểu hiện bất thường và giám sát việc thực hiện trách nhiệm của công chức.

Cục Thuế cũng gắn kết quả thực hiện bộ quy tắc với công tác đánh giá, xếp loại chất lượng công chức và bình xét thi đua hằng năm. Trường hợp xảy ra vi phạm nghiêm trọng, người đứng đầu và cá nhân có liên quan phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định.

Nguồn: DNKTX